Na jakou náhradu nákladů máte nárok při práci z domova

Typické náklady na práci z domova představují vyšší spotřebu elektřiny, tepla či chlazení. Mohou se však zvyšovat i výdaje za vodu, plyn, připojení k internetu, na úklid domácí kanceláře. Dochází také k opotřebení vlastního zařízení, jako jsou pracovní židle, stůl, skříň, tiskárna, monitor, počítač či mobilní telefon.

„Podle zákoníku práce platí, že pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodne, že plně či částečně pracuje z domova, je zaměstnavatel povinen mu poskytovat náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce,“ říká daňová poradkyně Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars. Podle zákona o daních z příjmů pak náhrada prokázaných výdajů, které vynaložil zaměstnanec pro zaměstnavatele, na straně zaměstnance nepředstavuje zdanitelný příjem.

Zákon o daních z příjmů rozlišuje dvě kategorie výdajů – jednak náhrady za opotřebení vlastního zařízení či předmětů potřebných pro výkon práce. Do této kategorie lze zařadit právě stůl, židli, tiskárnu či počítač. A pak je to povinnost zaměstnavatele vytvořit pracovní podmínky pro výkon práce, což podle výkladu Generálního finančního ředitelství (GFŘ) právě zahrnuje i příspěvky na spotřebu energií, vody, plynu či plateb za internet.

Zvláště u druhé kategorie výdajů varují odborníci nad nejednoznačností zákona, který pravděpodobně v praxi povede jen k paušálním náhradám. Klíčová je totiž podmínka prokázání výdajů, kterou zákon o daních z příjmů definuje různými způsoby.

Třeba u povinných plnění zaměstnavatele trvá GFŘ na podmínce prokázání skutečných výdajů vynaložených zaměstnancem, aby bylo možno jejich náhradu považovat za nezdanitelnou. Z reálných příkladů je však zřejmé, že prokázání zvýšené spotřeby vody a energií, zvýšení telekomunikačních poplatků a podobných výdajů je problematické, až nemožné. GFŘ rovněž odmítlo možnost použití znaleckého posudku na vyčíslení těchto nákladů.

„Zdá se tedy, že přispět zaměstnanci na zvýšenou spotřebu domácnosti související s prací z domova, tak aby tento příspěvek nepředstavoval na straně zaměstnance zdanitelný příjem, je úkol téměř nadlidský,“ poukazuje Ivanco.

„V praxi zůstane zřejmě jediným administrativně zvládnutelným způsobem vyplacení paušální náhrady bez vazby na konkrétní výpočet a prokázaný výdaj,“ domnívá se poradkyně.

Tato paušální náhrada bude mít na straně zaměstnance charakter zdanitelné odměny podléhající zároveň odvodům pojistného. Na straně zaměstnavatele může být tato kompenzace či odměna považována za daňově uznatelný náklad, pokud právo zaměstnance na toto plnění bude zakotveno v jeho pracovní smlouvě, v kolektivní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu zaměstnavatele.

Poněkud lepší situace je v případě náhrady za opotřebení vlastního nářadí a zařízení používaných pro výkon práce.

„V tomto ohledu umožňuje zákon o daních z příjmů tyto výdaje paušalizovat do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů,“ vysvětluje Ivanco.

Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odepisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odepisování v dalších letech odepisování.

V této oblasti tedy je možné zaměstnanci poskytovat paušální náhradu výdajů, přičemž tato paušální náhrada nemusí být předmětem daně z příjmů fyzických osob. I takováto paušalizace však musí vycházet z kalkulace skutečně vynaložených výdajů a je třeba dbát i na splnění dalších podmínek stanovených zákonem o daních z příjmů, aby bylo nezahrnutí této paušální náhrady do zdanitelných příjmů zaměstnance plně obhajitelné před správcem daně.

Řada firem s home officem končí, v některých ještě přetrvává.

„Předpokládáme, že minimálně provoz na dvě směny, které se střídají v sudé a liché týdny, s námi ještě i během léta vydrží. Ověřili jsme si, že technicky jsme schopni práci z domova zvládat bez větších provozních komplikací. Samozřejmě již všichni ale cítí za tu dobu určitý sociální deficit, a tak se v rámci rozvolňování těšíme především na možnost vidět se naživo,“ říká například Jakub Rosák z plynárenské společnosti Primagas.