Nemáte čas? Zkuste plánovat

Nemám čas! Tohle si většina z nás říká až příliš často. Ale opravdu se nám ho nedostává, nebo si ho jen neumíme uspořádat tak, jak bychom potřebovali? Pokud platí druhá varianta, dobrá zpráva je, že plánování se dá naučit. K tomu se hodí jak znalost praktických postupů, jež nám ho usnadní, tak povědomí o tom, jaký jsme vlastně typ člověka.

Každý jsme originál, kterému vyhovuje jiné životní nastavení, a tedy i jiný systém nakládání s časem. Teorie typů psycholožky Šárky Mikové obsahuje 16 typů osobností, z nichž polovinu tvoří lidé, kteří plánováním naplňují svou vrozenou „potřebu mít uchopenou budoucnost“.

Do druhé poloviny pak řadí jedince, kteří se chtějí přizpůsobit konkrétní situaci až ve chvíli, kdy nastane.

Patříte-li do první skupiny, měl by vás uklidňovat pocit předvídatelnosti. Odbornice ji ještě dělí do dvou podtypů: „První plánuje na základě zkušeností z minulosti, opírá se o předešlé zážitky. Tito lidé vždy přemýšlejí, zda mohou použít svůj osvědčený postup. Nejraději dělají věci, na něž jsou zvyklí. Pro druhou podskupinu je klíčová představa, jakou budoucnost by ideálně chtěli mít. Projektují si ji dopředu, což může vést ke zklamání, protože realita se často liší od jejich představ.“

Na druhé straně spektra jsou lidé, kteří nejraději žijí tady a teď a budoucností se příliš netrápí. Ne že by předem nic nepromýšleli. Většinou mají nějakou představu či plán, ale vždy si nechávají zadní vrátka, aby mohli pružně reagovat na změny. Pokud se tedy takového člověka v pondělí zeptáte, co bude dělat o víkendu, maximálně vám řekne, že ho stráví s rodinou, ale až podle aktuální nálady a počasí se rozhodne, jestli půjde do zoologické, či na výstavu. Bude-li si muset napevno vybrat dříve, bude se cítit krajně nekomfortně.

„Tito lidé mohou působit nespolehlivě, že nedodržují dohody a termíny. Ve skutečnosti mají obrovskou výhodu, protože jsou flexibilní, snadno se přizpůsobují, nenechají se svázat zavedenými postupy, dokážou věci řešit na poslední chvíli, jsou skvělí improvizátoři,“ podotýká Šárka Miková.

V běžném životě střet „plánovacích a spontánních“ typů často vede k nedorozuměním a konfliktům. Lidé, kteří mají rádi uchopenou budoucnost, se na úkol déle připravují, systematicky na něm pracují a končí často před termínem. Zatímco ti, kteří zůstávají dále na příjmu, sbírají informace včetně nových úhlů pohledu. Nic jim nebrání integrovat nové poznatky, kdykoliv se vyskytnou. Tedy i takzvaně na poslední chvíli.

„Vše souvisí s dopaminem, který se u tohoto typu osobnosti vyplavuje s nadšením pro novou věc, ale pak jeho úroveň rychle klesá a nová vlna přijde až těsně před termínem, kdy vydají neskutečné množství energie. Kdežto u lidí s uchopenou budoucností je hladina dopanimu od zadání úkolů i při jeho plánování a přípravě vysoká, ale čím se blíží uzávěrka, tím více klesá. Proto nejsou schopni moc přemýšlet a jsou ve větším stresu. Naše mozky nefungují stejně a každý si potřebuje najít vlastní systém, který odráží jeho vrozené potřeby,“ říká Šárka Miková.

Že rozdíly v návycích mohou být v pracovním i osobním životě velkou výzvou, potvrzuje i Aneta Martinek, spoluzakladatelka platformy #HolkyzMarketingu a autorka titulu Organizační porno, první české knížky o time managementu určené ženám.

„Je podstatné si uvědomit, že jeden není lepší než druhý, oba mají své klady i zápory. Předností organizovaných lidí je systematičnost a pevné základy, chaotičtí lidé jsou zase kreativní a flexibilní, mohou rozvíjet a posouvat zadané úkoly či projekty. Ideální stav spočívá v tom, aby si obě strany šly naproti. Důležité je respektovat vzájemné rozdíly, zároveň i týmová pravidla a cíle, která si společně nastavíte,“ shrnuje.

Ale i chaotičtí lidé mohou zapracovat na tom, aby do svého života vnesli řád. „Mít věci pod kontrolou je dlouhodobý maraton, a abychom se tam dostali, musíme postupně trénovat a zavádět jednotlivé principy a nástroje. Takže začněte třeba tím, že si jen budete věci, které máte udělat, psát na papír. Další týden tomu přidáte nějakou strukturu. Další týden zkusíte některý online nástroj nebo techniku, o níž jste slyšeli.“

Úplným základem je ovšem podle autorky stanovit si priority: „Pokud je neznáme, nejsme schopni dobře plánovat svůj čas, protože nevíme, co je důležité, a co ne. Trávíme pak hodiny něčím, co může ještě počkat, a na to důležité nám pak čas už nezbyde. A to je vyčerpávající.“

Ve své knize uvádí příklad tzv. Eisenhowerovy matice, což je graf, který rozděluje věci na urgentní a důležité a neurgentní a nedůležité. Urgentní a důležité věci jsou v první kvadrantu nazvaném Udělej to hned, druhý kvadrant důležitých a neurgentních úkolů se nazývá Naplánuj, jak jen to bude možné. Záležitosti urgentní, avšak nedůležité ze třetího kvadrantu mají název Deleguj a pod čtvrtý kvadrant Vyhoď, nebo posuň spadají záležitosti nedůležité a neurgentní.

Anglický termín time management, hojně používaný i v tuzemském byznysovém prostředí, označuje efektivní zacházení s časem na základě měsíčního, týdenního a denního plánu. V něm si jednotlivé aktivity řadíme podle přiřazených priorit a také předpokládané doby, kterou zabere jejich vykonání. Do plánovače si můžeme poznamenat i tak banální úkony, jako je nákup či praní prádla, záleží na našich potřebách. Podle Anety Martinek není dobré plánovat na 100 procent naší kapacity. K tomu, abychom si zajistili rezervu na nečekané věci, které rozvrh nabourají, stačí plánovat na 85 procent.

Autorce osobně se osvědčil model 8-8-8. „Jde o to, že svůj den rozdělíme na tři části, které jsou stěžejní: 8 hodin spánek, 8 hodin pracovních činností a 8 hodin pro sebe, pro rodinu a koníčky. Ještě lepší je pak model 8-6-10, který je rozdělený na 8 hodin spánku, 6 hodin práce a 10 hodin pro sebe, rodinu a koníčky. Sama se k tomuto modelu snažím dostat. Je to dlouhá cesta, ale jde to a můžete mít i za kratší čas v práci stejné výsledky a cítit se ještě spokojenější,“ radí podnikatelka, která učí ženy, jak skloubit zaměstnání nejen s péčí o domácnost a děti, ale i s koníčky.

Od chvíle, kdy se stala mámou Amálky, je Aneta Martinek typickým příkladem „plánovacího typu“, kterému již situace příliš plánovat neumožňuje. „Když se malá narodila, poprvé v životě jsem neměla plán dne ve svých rukou. Hodně jsem s tím bojovala, vyhledala jsem i pomoc terapeutky. Díky ní jsem si v hlavě vytvořila takové nouzové tlačítko, které zapínám, když věci nejdou podle mě, například je malá nemocná. V tu chvíli přepnu na praktické řešení: co můžu zrušit, co musím udělat a co mohu delegovat. A snižuji i nároky sama na sebe,“ popisuje Aneta Martinek vlastní zkušenost, jak zacházet s prioritami, které se po narození dítěte přirozeně mění. A s nimi automaticky i systém práce.

„Když jsem neměla hlídání a pracovala jsem v době, kdy Amálka spala, dávala jsem si na ten čas drobnější a jednodušší úkoly, protože se mohla každou chvíli probudit. Když jsem naopak měla hlídání a věděla jsem, že mi nic nepřeruší práci, plnila jsem náročnější úkoly. A taky jsem se naučila oceňovat každou minutu,“ dodává s tím, že dřív žila v přesvědčení, že za 5 minut není schopná nic stihnout. „Po narození dcery to bylo krásných dlouhých 5 minut, během kterých můžu zvládnout hodně věcí.“

Zacházet s časem bychom se ale měli učit už od dětství. Podle Šárky Mikové, jež se také specializuje na vztah matky s dítětem, je to naprosto zásadní. Podstatné je podpořit malé človíčky v tom, aby se postupně naučili vnímat a strukturovat čas. Tím se učí i seberegulaci. I děti jsou individuality, není dobré je navzájem srovnávat. Naopak bychom je měli oceňovat, že dokážou o věcech přemýšlet a improvizovat, a s plánováním jim pomoci. Aby věděly, jak si úkol a čas rozdělit na menší celky a úseky. A také, aby věc zvládly dokončit a měly z ní dobrý pocit. To je dobrý start procesu, který se budou učit celý život.

Může se vám hodit na Zboží.cz: Plánovací kalendáře, Diáře