Jak lépe hospodařit se svým časem

Naučit se efektivně hospodařit se svým časem je běh na dlouhou trať, přesto to ale za to stojí. Jedině tak naleznete rovnováhu mezi povinnostmi a aktivitami, které vás baví, a lépe tak budete fungovat nejen v zaměstnání, ale i v dalších oblastech života. Zároveň velmi významně snížíte stresovou zátěž.

Musíte se ale vybavit určitou dávkou trpělivosti, protože nějaký čas potrvá, než váš rozvrh začne fungovat tak, jak má. Jak tedy zapracovat na zlepšení řízení času?

Definujte své cíle v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. I díky tomu se budete lépe soustředit na ty nejdůležitější úkoly a zabrání vám to v tom, abyste preferovali méně relevantní činnosti.

Na začátku každého dne si najděte pár minut na vytvoření seznamu úkolů a akčního plánu. Plánování vám pomůže se soustředit na správnou organizaci jednotlivých úkolů. Jakmile si zvyknete na denní plány, zkuste podobným způsobem začít s týdenními. Můžete k tomuto účelu využít aplikace v telefonu či chytré tištěné diáře pro plánování.

Pokud se naučíte vytvářet hierarchii úkolů od nejdůležitějších po nejméně potřebné, pak se vyhnete zdržování věcmi, které nejsou tak naléhavé.

Snažte se identifikovat a následně i minimalizovat či zcela odstranit všechny hlavní rušivé prvky v prostředí, ve kterém se nacházíte. Může jít o mobilní telefon, sociální sítě nebo zbytečné konverzace.

Existuje hned několik osvědčených strategií, které pomáhají zvýšit naši produktivitu. Například technika Pomodoro, která spočívá v práci v 25 minut dlouhých blocích, po kterých následuje pět minut odpočinku. Princip metody spočívá v myšlence, že časté přestávky zlepšují duševní čilost.

Připravte si seznam úkolů. V bloku 25 minut dlouhém se soustřeďte na jeden úkol. Poté budete pracovat systematičtěji a efektivněji. Budete-li předem vědět, že úkol splníte dřív než za necelou půlhodinu, zbylý čas „přeskočte“ rovnou na přestávku a následně přejděte k dalšímu bodu na vašem seznamu.

Odborníci doporučují i Eisenhowerovu matici, ve které jsou úkoly seřazeny podle důležitosti a naléhavosti.

Můžete také vyzkoušet dávkování (seskupení podobných úkolů a jejich společné provádění) nebo blokování času (přiřazení konkrétních bloků pro konkrétní úkoly).

Máte-li možnost, úkoly delegujte. Pokud se naučíte delegovat úkoly na druhé, získáte tak čas, abyste se mohli soustředit na důležitější činnosti.

Nemáte povinnost přijmout všechny úkoly, které vám přijdou do cesty. Naučte se je posuzovat podle priorit a odmítnout ty, které neodpovídají vašim cílům a povinnostem.

Nepořádek v pracovním prostředí negativně ovlivňuje produktivitu. Pokud si naleznete čas na organizaci pracovního prostředí, zjistíte, že budete nejen produktivnější, ale i váš den jako takový bude mnohem příjemnější.

Snažte se na maximum využít i chvíle nečinnosti, například cestu veřejnou dopravou nebo při čekání v čekárnách u lékaře apod. Využít tento čas můžete k vyřizování mailů, čtení, ale i poslouchání podcastů apod.

Na prvním místě vždy myslete na své zdraví a pohodu. Zaměřte se na to, zda máte dostatek spánku, pohybu, dopřáváte si vyváženou stravu… I toto všechno zvyšuje vaši energii a schopnost koncentrace.

Za největší překážky dobrého time managementu jsou v dnešní době považovány právě chytré telefony a další technologie.

Právě tyto věci způsobují neustálé rozptýlení (neustálá kontrola zpráv či sociálních sítí), prokrastinaci (odkládání důležitých úkolů kvůli surfování na internetu, hraní her či sledování videí apod.), špatné soustředění a malou produktivitu (přeskakování z jedné aplikace do druhé, neustálé sledování oznámení apod.), ztrácení času, aniž by si to lidé uvědomili (z minuty se velmi snadno stanou hodiny).

Snažte se najít rovnováhu a všechny technologie používat vědomě. Vypněte všechna zbytečná upozornění a zapněte pouze ta důležitá. Naučte se odolat nutkání kontrolovat svůj telefon nebo používat technologie neproduktivním způsobem. Zaměřte se na své úkoly a cíle.

Když do svého každodenního plánu zahrnete i to, co vás baví, zvýší to vaši motivaci a odhodlání k plnění ostatních úkolů. Dělání věcí, které vás baví, zlepšuje soustředění a produktivitu, zároveň to podporuje harmonii mezi prací a volným časem, což znamená, že se cítíte spokojeně a uvolněně.

Příjemné činnosti zároveň pomohou lépe zvládat tlak a stres každodenního života. Člověk díky nim získá energii, která pomůže čelit všem povinnostem, a to s mnohem větším klidem a pozitivnější myslí.