Na čas se dá vyzrát, ale musí se to umět

David Gruber, uznávaný odborník na time management, má v oboru už pětadvacetiletou praxi sahající až do dob socialismu. Za dva dny semináře, který stojí skoro devět tisíc korun, se máme stát výkonnými pracanty, kteří se nehroutí a všechny své povinnosti i mimopracovní čas hravě zvládají. Stačí naučit se pracovat se šesti základními kroky, vysvětluje mi a dalším dvěma účastníkům kurzu David Gruber. Ti dva jsou počítačoví specialisté Kamil a Milan.

A první krok pro nás znamená hned první úkol. Máme se zamyslet nad tím, jaká je naše životní vize na příštích pár let, čeho chceme ve své profesi i v soukromém životě dosáhnout. Pak se trochu zamyslet nad konkrétními a realistickými plány, které nám k naplnění vize pomohou - může jít o povýšení v práci, založení rodiny nebo třeba stavbu rodinného domu…

Jde o to, abychom průběžně hledali úkoly a úkony, které nás přivedou k cíli. A především - čas od času také dělat revizi a dohánět resty.

„Dokážu si tenhle systém představit v práci, ale co když chci například zlepšit vztah se svým švagrem?“ ptá se se zápalem Milan. Hned dostává odpověď, že je na něm, co určí jako svůj cíl. Pracovat se dá na všem. Když chce například zlepšit komunikaci, je to také cíl. „Stačí si určit, čeho ve vztahu chceme dosáhnout. Například zlepšit komunikaci a snížit napětí ve vztahu se švagrem, a pak si za týden, za měsíc nebo za půl roku zrevidovat, jak nám to jde, nebo nejde. Ale i když je teorie pěkná a smysluplná věc, v praxi je to samozřejmě složitější,“ dodává David Gruber s tím, že ve vztazích bezpochyby hodně záleží i na druhé straně.

David přechází k velmi komplikovanému bodu dva. Tedy nevzdávat se, přinutit se vytrvat v plnění úkolů, které si určíme.

„Tenhle bod zabrání tomu, abychom se pořád nemotali v kruhu věčných začátečníků,“ tvrdí David Gruber. A není to jen v pevné vůli. Klíč k úspěchu má vznešený název - Psychovzorec profesionální koncentrace. Jeho zvládnutí by nám mělo zabránit v notorickém odkládání úkolů, se kterým má problém kdekdo.

Podle Davida, kterému se už na vysoké škole dařilo splnit všechny semestrální zkoušky během šesti až dvanácti dnů, jde o to, abychom si vyčistili hlavu. Jak? Je třeba si dobře zaznamenat úkoly a nápady. „Tím, že si je zaznamenáme, můžeme je zapomenout, ale kdykoliv je to potřeba, dají se vytáhnout,“ tvrdí. Sebenáročnější úkol se podle něj dá zvládnout tzv. salámovou metodou, tedy jeho postupným ukrajováním.

Chce to ale ještě jednu magickou přísadu. Tou je touha. Měli bychom si představovat, co se stane, až bude úkol hotový. Davidovi se zkouškami kdysi pomohla nádherná vidina čtyř měsíců prázdnin. „Říkal jsem si, že až do důchodu tu možnost už mít nebudu,“ usmívá se zkušený lektor.

Představit si ale můžeme i to, že se vyhneme nepříjemnostem, které by z nesplnění úkolu mohly vyplynout. Nebo si naopak můžeme v mysli malovat úspěch a výhody, které získáme. Také je důležité pochválit se za každý úkol, který se povede.

„Tuhle zásadní věc zpropagoval můj žák Daniel Landa,“ říká hrdě David a notuje zpěvákův známý hit Touha. „Kromě písně natočil i film - a tuším, že také napsal muzikál,“ pokračuje David.“

Po kroku dvě přichází přestávka. Diskutuji s Kamilem a Milanem o kurzu - oba jsou zatím spokojeni. Jako mnoho jiných je sem vyslala firma, pro kterou pracují. I když společnosti dávají na výuku takzvaných měkkých dovedností (kromě time managementu k nim patří i komunikace, výkonnost, týmová práce) čím dál méně peněz, několikatisícová investice do dvou IT specialistů se zřejmě vyplatí.

Ale to už na nás čeká třetí krok ke zvládání času - práce s termíny. Zdaleka nejde jen o jejich dodržování. Důležité je zvolené činnosti správně označit na beztermínové, polotermínové a oboustranně termínové. „Jsou činnosti, jako třeba jóga, kterou bychom chtěli cvičit, a toto přání není časově určeno. Zadané úkoly v práci mají svůj konečný termín a je v podstatě na nás, kdy začneme. Nakonec musíme alespoň někdy počítat s událostmi, které začínají třeba ve dvě odpoledne a končí ve čtyři,“ vysvětluje David.

A s třetím krokem úzce souvisí i krok čtvrtý - je nutné si označené termíny a všechny položky v plánech do budoucnosti dobře zaznamenat. Chvílemi to vypadá, že úspěch organizace času záleží na správné volbě diáře.

Dostáváme za úkol rozmyslet si, co má pro nás větší výhodu, jestli papírový, nebo elektronický diář. Ptám se, jestli je opravdu tak důležité, do čeho si zapisujeme pracovní úkoly. „Mnoho lidí nedá na papír dopustit, ale elektronika má stále větší výhody,“ podotýká analyticky uvažující David s tím, že je to jenom základ. Záleží na tom, co komu lépe vyhovuje - vždyť právě do diáře budeme pečlivě s patřičnými značkami zaznamenávat vize, plány, cíle, úkoly…

Namítám, že systém sice vypadá dobře, ale i když si vše zapíšu, ještě to neznamená, že to také udělám všechno, co chce člověk dělat, se určitě zvládnout nedá. „Musíte být rozumní a strategičtí,“ myslí si David, který kromě vyučování stihl napsat téměř šedesát knih o úspoře času.

„Mezi cílem a životní situací může být veliké napětí. Pokud se někdo z afrického slumu chce stát profesorem na univerzitě, je pro něj cíl daleko nedosažitelnější než pro vás,“ pokračuje David s tím, že soustava zvolených položek a cílů by měla být specifická, měřitelná, akceptovatelná, rozumná a termínovaná. U plnění bychom také měli respektovat sami sebe, tedy své osobní preference, všechny libůstky, chutě, které máme, a také svůj vlastní vkus.

Pátý krok je velmi zajímavý pro IT specialistu Kamila. Hned na začátku totiž označil za svůj největší problém to, že si nedokáže roztřídit úkoly podle jejich důležitosti. V práci ho nejvíc brzdí jeho tendence dívat se neustále do e-mailů a vyřizovat malé, nepodstatné záležitosti. Na ty velké si nachází čas až v přesčasových hodinách.

Rada je zdánlivě prostá. Stačí si z únavného pracovního dne udělat den příjemný. Hned po příchodu do práce a prohlídce pečlivě naplánovaných denních úkolů je dobré zvolit si ten nejhorší. „Je to takzvaná ,worst first´ metoda (nejhorší na začátek). Když na začátku uděláte ten nejhorší úkol, jehož časové rozmezí je třeba hodina, a dokončíte ho dřív, než za vámi přijde šéf se vším, co chce, uvidíte, jak dobře se vám pak bude pracovat,“ tvrdí David Gruber.

Kupodivu se ale dozvídám, že na to můžeme jít i úplně opačně - to znamená vzít si celý balíček malých nepříjemností a nejdříve zvládnout ty největší prkotiny, aby se objem otravných úkolů pěkně zmenšil.

Kamilovi, který oněmi prkotinami tráví až příliš mnoho času, by určitě pomohla také takzvaná metoda vyhnívání. Neboli uvědomit si, že některé věci může klidně pustit k vodě, protože se nic nestane, pokud je neudělá. Zbude mu tak mnohem víc času na věci podstatné.

A poslední krok? Kontrola sama sebe. Aby člověka již vyškoleného v dalších bodech time managementu páté generace nenapálila jeho vlastní paměť, měl by si všechny své důležité záznamy archivovat. Tak bude možné si je kdykoli vyhledat. Pro některé pracovníky se sklonem k chaosu se šestý bod může zdát nesplnitelný, ale jak často opakuje David Gruber, kdo vytrvá, vyhraje. Na sebevzdělávání máme ostatně celý život.

I Zdenka Vostrovská, ředitelka vzdělávacího centra Vox, kde kurz probíhá, se smíchem přiznává, že v time managementu má stále mezery. S takzvanými měkkými dovednostmi se setkává už více než patnáct let. Dobře ví, co má dělat, ale stejně tíhne k odkládání nepříjemných povinností na poslední chvíli - přesně tak, jak by se to dělat nemělo.

„Tady mám knihu faktur, které musím vyřizovat, ale je to tak monotónní práce, že jí říkám kniha fraktur a odkládám ji vždycky na večer,“ směje se, když listuje ve svých papírech.

Její firma začala nabízet různé kurzy už v roce 1993. Šlo o takzvané hard skills, tedy dovednosti jako například účetnictví. Postupně zjistila, že lidi u nás zajímá jiný trend, tzv. měkké dovednosti. „V devadesátých letech byl zájem o soft skills ještě daleko větší než dnes. Trenérů bylo málo,“ říká s tím, že na vysoké škole ekonomické, kde studovala, měla pouze semináře z psychologie.

„Nikdo nás neučil, jak správně prezentovat, vyjednávat, zvládat čas a jak si ho správně optimalizovat,“ vyjmenovává učební předměty svého centra ředitelka. Spousta lidí dnes tráví patnáct hodin denně v práci, ale umějí si s tím poradit jen velice těžko a absolutně si neumějí ušetřit nějaký volný čas. Přesně pro ně jsou určeny takzvané měkké dovednosti.

Učitelé by ovšem měli mít obrovské teoretické znalosti. „Někteří lektoři si myslí, že objevují Ameriku, a přitom přednášejí dovednosti, o kterých byla napsána kniha už v padesátých letech,“ upozorňuje Zdenka Vostrovská.

Druhý a závěrečný den kurzu si IT specialisté Kamil a Milan vybírají konkrétní oblasti, ve kterých by se chtěli zlepšit. Volba padá na lepší komunikaci, rychlé učení angličtiny, rychločtení a zlepšení paměti.

Rychločtení je velmi zajímavé, ušetří spoustu času, ale jeho dobré zvládnutí by určitě chtělo samostatný kurz. Přesto je poučné zjistit, jak takové zázračné čtení funguje - za pár chvil nám oči po stránkách kloužou alespoň o něco rychleji. „Důležité je uvědomit si, že jsme ve škole skončili u čtení jednotlivých slov. My ale můžeme najednou přečíst i větší celky,“ vysvětluje David.

K velké aktivitě ve třídě dochází, když si máme nacvičit jednání při konfliktu. Každý by se toho určitě rád dozvěděl co nejvíc, ale hlavně na začátku je všem účastníkům kurzu trochu trapné vzájemně se osočovat vymyšlenými kritikami.

Pak dostávám úkol, abych přišla s nehorázným požadavkem. Jsem mírně nesvá, ale přesvědčivě posílám Kamila pro kafíčko a bagetku na chodbu, přece si pro ně nepůjdu sama. Kamil jen opáčí, že si kvůli mému pohodlí nenechá ujít seminář, a tím naše debata končí. V přesvědčování jsem tedy příliš nezabodovala, ale Kamil byl v odmítnutí dobrý, takže se něco naučil.

To já si z kurzu nesu jako poklad zjištění, že s chaosem ve svém životě opravdu mohu bojovat. A začnu hned zítra - v papírnictví si koupím pořádný diář.