Článek
Jeho cílem je dát lidem návod, jak zvládnout tuto technologickou vymoženost, která však některým uživatelům zabírá ohromné množství času a představuje pro ně velký stres.
Marsha Eganová vymyslela tyto body například pro lidi, kteří si na golfu po každém úderu kontrolují na přenosných počítačích či mobilních telefonech, jestli jim náhodou nepřistál mezi nepřečtenou poštou nějaký nový dopis.
Jde prý také o určitou formu odpovědi na obavy, že takovéto nadužívání elektronické pošty by mohlo vést k miliardových ztrátám kvůli snížené produktivitě práce. "Ve firemní sféře ve Spojených státech nyní panuje krize, ale řada výkonných ředitelů o tom neví," uvedla Eganová. "Neuvědomili si zatím, jak nákladné to je," dodala.
Čtyři minuty vám zabere příchod nového e-mailu
Jeden z jejích klientů nemůže projít kolem jakéhokoli počítače, aniž by si nezkontroloval e-mailovou schránku. Jiní zase nepojedou na dovolenou nikam, kde by neměli dostatečný přístup k internetu. Někteří lidé podle Eganové zase čekají okamžitě odpověď na zaslaný dopis; pokud ji do několika minut nedostanou, zasílají vzkaz, co se děje.
Michelle Graceová, pojišťovací agentka z pensylvánského Lehightonu, řekla, že využívá plánu Eganové k rychlejší a méně stresující správě vlastní e-mailové schránky. "E-mail mě drží pod krkem," uvedla. "Když nemůžete najít, co potřebujete, pak je to problém," doplnila.
V průměru podle Eganové zaměstnancům, kteří dostanou e-mail, trvá asi čtyři minuty, aby ho přečetli, "dostali se zpět" z vytržení způsobeného příchodem nového dopisu a vrátili se do "produktivního" stavu.
| Dvanáct kroků pro odvykání závislosti na elektronické poště a jejímu lepšímu zvládání: |
| 1. Připusťte si, že vás e-mail ovládá. Zbavte se potřeby kontrolovat e-mail každých deset minut. |
| 2. Zavažte se k tomu, že budete schránku s přijatou poštou udržovat prázdnou. |
| 3. Vytvořte si soubory, do nichž budete ukládat materiály z přijaté pošty, které musíte uchovávat. |
| 4. Přehledně uspořádejte svůj zálohovací systém, abyste strávili méně času s hledáním uložených materiálů. |
| 5. Okamžitě reagujte na e-mail, který může být zvládnut za dvě minuty či méně, avšak vytvořte si současně místo pro ukládání e-mailů, které vyžadují větší čas na zpracování. |
| 6. Stanovte si čas pro vyprazdňování schránky. Netravte tím více než hodinu. |
| 7. Vypněte si automatické zaslat/přijmout. |
| 8. Stanovte si pravidelné časy pro prohlížení vašich e-mailů. |
| 9. Zahrňte další lidi do boje s vaší závislostí. |
| 10. Snižte počet e-mailů, které dostáváte. |
| 11. Šetřete čas tím, že užíváte pouze jeden předmět v každém e-mailu; smažte dodatečné komentáře z přeposílaných dopisů a upřesněte předmětový řádek. |
| 12. Oslavte, že k e-mailům přistupujete novým způsobem. |